Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten Erhaltung der Online-Aktivitäten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben

Produkt
Q for Social Media Q for Websites
Industrie
Öffentliche Verwaltung

Qumram bewahrt Web- und Social Media-Aktivitäten unabhängig von Technologien und Infrastrukturen.

Ziel

Als staatliche Einrichtung unterliegt das Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) strengen Vorschriften zur Klassifizierung und Archivierung von Informationen. Gemäss dem Bundesgesetz über die Archivierung sowie den Vorgaben des Schweizerischen Bundesarchivs sind auch Web- und Social Media-Inhalte bewertungspflichtig. Das bedeutet, dass auch diese archiviert werden müssen, wenn die geltenden Kriterien zutreffen.

Die Webplattformen nehmen im Rahmen der Kommunikationsaktivitäten und des Wissensmanagements des EDA eine immer wichtigere Rolle ein. Die Aufbewahrung dieser Art von Informationen ist für das EDA damit geschäftskritisch.

Lösung mit QUMRAM

In einem ersten Schritt zeichnete das EDA mit Qumram Webinformationen auf den eigenen Plattformen, aber auch von externen Quellen wie Blogs oder Videostreaming-Services auf. Zur Erzielung von Transparenz und Nachweisbarkeit werden die inhaltlichen Änderungen auf den  aufgezeichneten Webseiten automatisch mit graphischen Mitteln hervorgehoben. Zudem ist geplant, dass das EDA die als archivierungsrelevant bewerteten Webinhalte an das Bundesarchiv überträgt und so die gesetzlichen Vorgaben umsetzt.

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Ergebnis

Interne Analysen bestätigen, dass das EDA durch die automatisierte Aufzeichnung von einer besseren Wissensbewahrung profitieren kann und ein optimiertes Technologie-Management anwenden kann. Mit Qumram müssen die webbasierten Informationen nicht mehr von einem von einem veralteten Quellsystem in eine neue technologische Basis migriert werden, und trotzdem bleibt die originale User Experience erhalten. Damit legte das EDA die Basis, um die bestehenden gesetzlichen Vorgaben nachhaltig umzusetzen.

Dank Qumram ist das EDA das erste Departement innerhalb der Schweizerischen Bundesverwaltung, welches in der Lage ist, die gesetzlichen Archivierungsvorgaben auch für Webinhalte umzusetzen. Zudem erlaubt uns Qumram unverzichtbares webbasiertes Wissen nachhaltig zu nutzen, ohne dass wir uns unnötige Gedanken über Technologien und Infrastrukturen machen müssen.
Andreas Schöne
Leiter Intraweb-Anwendungen

Integrationen

  • Adobe Experience Manager
  • WordPress

 

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